Serviço Municipal Administração e Recursos Humanos Dili (SMARH-Dili)

Diretora Serviço Municipal Administração e Recursos Humanos Dili
Berta Santa G. Viera
Contacto: 77327006

DIPLOMA-MINISTERIAL-N.º-85-2023

Serviço Municipal Administração e Recursos Humanos Dili

Introdução

A Direção do Serviço Municipal Administração e Recursos Humanos baseia-se no Diploma Ministerial N.º 85/2023 de 29 de Dezembro na Secção II, artigos 7-9, sobre o estabelecimento dos serviços municipais das autoridades municipais e definição da respetiva organização e funcionamento.

A Direção do Serviço Municipal Administração e Recursos Humanos (DSARH) é responsável pela gestão de pessoal e serviços administrativos na organização. A principal função da Direção é gerir e monitorizar todos os aspetos da gestão dos recursos humanos, incluindo a seleção de pessoal, formação, administração de benefícios, gestão de desempenho e bem-estar dos empregados.

Funções principais:

a. Gestão da Administração: gere os serviços administrativos relativos ao recebimento, registo, distribuição e arquivo de documentos importantes da Autoridade Municipal.

b. Gestão de Recrutamento e Seleção: a Direção é responsável pela seleção e recrutamento de candidatos para os postos de trabalho, incluindo recrutamento online, entrevistas e avaliação dos candidatos.

c. Formação e Desenvolvimento: gestão da programação de formações, oferecendo treinos para melhorar as competências profissionais e o desenvolvimento da carreira.

d. Administração de Benefícios e Compensação: administra os benefícios, incluindo a sistematização dos salários, seguros, bonificações e otimização do sistema de benefícios.

e. Gestão de Desempenho: a Direção acompanha e realiza avaliações regulares do desempenho dos empregados, com foco no feedback e planos de melhoria do trabalho.

2. Objetivos

a. Assegurar uma gestão eficaz dos recursos humanos para fortalecer a capacidade laboral.

b. Promover uma cultura de inovação e desenvolvimento dos empregados.

c. Garantir o cumprimento das normativas laborais em conformidade legal.

A Direção tem um papel fundamental na organização, promovendo benefícios de qualidade e oportunidades de trabalho reforçado, conectado e com emprego competente.

3. Missão

A missão da Direção Administração e Recursos Humanos é:

“A Administração Municipal e o Serviço de Recursos Humanos são serviços da Autoridade Municipal cuja missão é assegurar apoio técnico e administrativo ao Presidente da Autoridade Municipal e aos demais órgãos e serviços da Autoridade Municipal integrados nas áreas de escritório geral, gestão documental, gestão de recursos humanos, TI, coordenação do sistema de comunicação interna e externa, arquivo e protocolo.”

(Documentação Protocolo)

4. Tarefas do serviço

As tarefas do serviço da Direção do Serviço Municipal Administração e Recursos Humanos estão agrupadas em quatro (4) domínios:

a. Conforme o escopo do Serviço Municipal Administração e Recursos Humanos, no âmbito do expediente geral, gestão documental e arquivo.

b. Escopo do Serviço Municipal Administração e Recursos Humanos no âmbito da gestão dos recursos humanos.

c. Escopo do Serviço Municipal Administração e Recursos Humanos no âmbito da informática.

d. Escopo do Serviço Municipal Administração e Recursos Humanos no âmbito do sistema de comunicação interna e externa.

Os domínios são como segue:

1. No domínio do expediente geral, gestão documental e arquivo:

a. Organizar e acompanhar todos os processos administrativos que não são da responsabilidade de outros serviços municipais;

b. Divulgar a legislação e as normas internas da Autoridade Municipal em todos os serviços municipais;

c. Registar e arquivar os despachos, ordens de serviço e avisos da Autoridade Municipal;

d. Receber, classificar, registar, distribuir e arquivar os documentos dos serviços municipais;

e. Assegurar a abertura e o encerramento das instalações da Autoridade Municipal;

f. Garantir a segurança e limpeza das instalações onde a Autoridade Municipal realiza os seus serviços;

g. Preparar informações e emitir pareceres sobre assuntos de escritório geral e gestão documental da Autoridade Municipal;

h. Fornecer rapidamente esclarecimentos e informações solicitadas pelos superiores sobre atividades respetivas;

i. Executar outras tarefas de expediente geral, gestão documental ou arquivo conforme determinado pelos superiores e que não são da responsabilidade de outros órgãos ou serviços da Autoridade Municipal.

2. No domínio da gestão dos recursos humanos:

a. Coordenar os processos de preparação e atualização do mapa de pessoal da Autoridade Municipal ou da Administração Municipal, conforme aplicável;

b. Organizar, atualizar constantemente e assegurar o arquivo individual e o registo biográfico dos funcionários e agentes da Administração Pública que desempenham funções na Autoridade Municipal;

c. Integrar, acompanhar e fiscalizar os funcionários que desempenham funções na Autoridade Municipal, conforme instruções do Presidente da Autoridade Municipal;

d. Estabelecer e executar os procedimentos para registar e aprovar substituições, transferências, destacamentos, controlo de presença e pontualidade, justificação de ausências, autorizações para licenças, atribuições e pagamentos de subsídios e suplementos previstos legalmente para os recursos humanos do Estado;

e. Preparar os arquivos relacionados com a conclusão de contratos de trabalho a prazo;

f. Informar o Serviço de Finanças Municipal sobre ausências, licenças e férias dos funcionários e agentes da administração pública que desempenham funções na Autoridade Municipal, com o objetivo de preparar a lista salarial mensal;

g. Preparar o mapa anual de férias dos funcionários e agentes da Administração Pública que desempenham funções na respetiva Autoridade Municipal;

h. Executar, em tempo útil, os procedimentos de avaliação do desempenho dos recursos humanos da Autoridade Municipal;

i. Preparar e submeter à aprovação do Presidente da Autoridade Municipal a descrição das tarefas a serem desempenhadas por cada funcionário da Autoridade Municipal;

j. Promover a integração da perspetiva de género nos serviços municipais, conforme o Plano de Ação Municipal para Assuntos de Género;

k. Preparar, em coordenação com os outros serviços municipais, o Plano Anual de Formação de Recursos Humanos da Autoridade Municipal e submeter à aprovação do Presidente da Autoridade Municipal;

l. Garantir a aplicação e cumprimento do enquadramento legal da função pública e comunicar aos superiores os acontecimentos ou factos que possam constituir infrações disciplinares;

m. Executar outras tarefas de gestão dos recursos humanos conforme determinado pelos superiores e que não são da responsabilidade de outros órgãos ou serviços da Autoridade Municipal.

(Documentação)

3. Competências do Departamento Municipal de Administração e Recursos Humanos na área de TI (Tecnologia da Informação):

a. Assegurar o desenvolvimento do sistema de informação da Autoridade Municipal e a gestão dos respetivos equipamentos, sistemas de TI e sistemas de comunicação;

b. Colaborar no desenvolvimento de sistemas e tecnologias de informação, efetuando modelagem e testes, avaliando protótipos e realizando atividades de consultoria e auditoria especializada;

c. Estudar o impacto dos sistemas e tecnologias da informação na organização dos serviços e no sistema organizacional, e propor medidas adequadas para introduzir inovações nos serviços e funcionamento da organização, bem como na formação dos utilizadores dos equipamentos de TI;

d. Participar no planeamento e controlo de projetos de TI;

e. Gerir a página de internet do município, em coordenação com os demais serviços municipais;

f. Promover e supervisionar a implementação de sistemas e tecnologias da informação, garantindo a sua gestão e adequação aos objetivos da Autoridade Municipal;

g. Definir e desenvolver medidas de segurança e integridade da informação, especificando regras para salvaguarda e recuperação dos dados;

h. Realizar estudos de apoio à tomada de decisões relacionadas com incumprimentos de processos e sistemas de TI, bem como com especificações e contratação de novas tecnologias da informação e comunicação e empresas prestadoras de serviços de TI;

i. Participar no desenvolvimento e introdução de tecnologias WEB (internet e intranet) na Autoridade Municipal;

j. Instalar, configurar e garantir a integridade e testagem de componentes, programas e produtos de aplicação disponíveis no mercado;

k. Desenvolver rotinas e programas utilitários, definindo procedimentos de uso geral necessários para a utilização simples e eficiente dos sistemas aplicacionais instalados;

l. Planear e desenvolver projetos de infraestrutura tecnológica, incluindo, entre outros, sistemas de servidores de dados, aplicações e recursos, redes de comunicação e dispositivos de controlo e segurança, garantindo a sua gestão e manutenção;

m. Configurar e instalar softwares de apoio básico, incluindo sistemas operativos e utilitários associados à rede informática e sistema de gestão de base de dados, bem como aplicações e produtos de uso geral, assegurando a respetiva gestão e operabilidade;

n. Configurar, gerir e administrar os recursos dos sistemas físicos e aplicações instaladas, otimizando a sua utilização e distribuição, resolvendo incidentes de exploração e preparando padrões e documentos técnicos para a operação dos mesmos;

o. Garantir a aplicação de mecanismos de segurança, confidencialidade e integridade da informação armazenada, processada e transmitida nos sistemas de processamento e redes de comunicação;

p. Instalar componentes de hardware e software, nomeadamente sistemas de servidor, dispositivos de comunicação, estações de trabalho, periféricos e softwares utilizados, garantindo a sua manutenção e utilização;

q. Gerar e documentar configurações, mantendo atualizados os arquivos de instalação, operação e utilização dos sistemas e softwares de base;

r. Promover a exploração, parametrização e ativação do funcionamento, controlo e operação dos sistemas informatizados, periféricos e dispositivos de comunicação instalados, atribuindo, otimizando e desativando recursos, identificando anomalias e desencadeando ações corretivas;

s. Garantir o cumprimento dos padrões de segurança física e lógica, manutenção de equipamentos e apoio à informação, desencadeando procedimentos regulares de controlo e salvaguarda da informação, nomeadamente cópias de segurança (backups) para proteção da integridade e recuperação de dados;

t. Desenvolver e publicar padrões de utilização e promover a formação de utilizadores de equipamentos e sistemas de TI da Autoridade Municipal;

u. Assegurar apoio ao funcionamento de softwares de gestão de produtos de escritório instalados;

v. Prestar apoio aos utilizadores na operação de terminais de processamento de dados e equipamentos de comunicação e microcomputadores;

w. Colaborar na definição de procedimentos gerais necessários para a utilização simples e eficaz dos sistemas instalados;

x. Executar outras funções na área de TI determinadas pelos superiores hierárquicos e que não estejam atribuídas a outros órgãos ou serviços da Autoridade Municipal.

4. Competências do Serviço Municipal de Administração e Recursos Humanos na área de comunicação interna e externa:

a) Receber e registar documentos, pedidos, petições e comunicações escritas (em papel ou eletrónicas), dirigidas ao Presidente da Autoridade Municipal, Secretário Municipal ou a qualquer órgão ou serviço da Autoridade Municipal;

b) Distribuir pedidos, petições e comunicações escritas (em papel ou eletrónicas), bem como despachos e orientações do Presidente da Autoridade Municipal e do Secretário Municipal, aos respetivos destinatários;

c) Registar e distribuir correspondência da Autoridade Municipal;

d) Reconhecer o recebimento, registar em diário de entrada e encaminhar, conforme a matéria, comunicações recebidas (inclusive eletrónicas), para os órgãos ou serviços competentes;

e) Executar outras funções na área da comunicação interna e externa determinadas pelos superiores hierárquicos e não atribuídas a outros órgãos ou serviços da Autoridade Municipal.

5. Competências na área de protocolo:

a) Garantir o acolhimento de visitantes na Autoridade Municipal;

b) Assegurar as relações públicas da Autoridade Municipal;

c) Preparar e divulgar, junto dos meios de comunicação e profissionais, informações sobre iniciativas e atividades realizadas ou a realizar pela Autoridade Municipal;

d) Organizar e gerir o arquivo de informações publicadas nos meios de comunicação social sobre as atividades da Autoridade Municipal;

e) Formular e submeter à aprovação do Presidente da Autoridade Municipal as regras protocolares para eventos e cerimónias oficiais organizadas pela Autoridade Municipal, considerando as normas aprovadas para tais eventos a nível nacional;

f) Propor ao Presidente da Autoridade Municipal a composição das comissões organizadoras de eventos e celebrações oficiais sob responsabilidade da Autoridade Municipal;

g) Propor ao Presidente da Autoridade Municipal o orçamento das despesas com a organização de eventos e celebrações oficiais;

h) Assegurar a satisfação das necessidades logísticas para a realização de eventos e cerimónias oficiais sob responsabilidade da Autoridade Municipal, em coordenação com o Serviço Municipal de Património e Logística;

i) Preparar e apresentar ao Presidente da Autoridade Municipal relatórios sobre as atividades organizadas e realizadas, bem como sobre as celebrações oficiais sob responsabilidade da Autoridade Municipal;

j) Preparar e apresentar relatórios sobre as despesas efetuadas com a organização e realização de eventos e celebrações oficiais;

k) Executar outras funções na área do protocolo determinadas pelos superiores hierárquicos e que não estejam atribuídas a outros órgãos ou serviços da Autoridade Municipal.

5. Departamentos Existentes:

A Direção do Serviço Municipal de Administração e Recursos Humanos compreende dois (2) departamentos principais:

1. Departamento de Registo/Expediente, Informática, Protocolo e Arquivo (Dep. EIPA): Responsável por executar atos e processar serviços administrativos previstos nas suas atribuições.

2. Departamento de Recursos Humanos (Dep. RH): Responsável por executar atos e processar serviços administrativos necessários no âmbito das competências que lhe são atribuídas.

1. Chefe Departamento de Registo/Expediente, Informática, Protocolo e Arquivo (Dep. EIPA)

2. Chefe Departamento Rekurso Humano, (Dep. RH)

Tabela. 1  Força de Trabalho do Serviço Municipal de Recursos Humano

Legendas:

• Dir. – Diretor

• Chefe Dep. – Chefe de Departamento

• Chefe Sec. – Chefe de Secção

• FP – Funcionário Público

• AAP – Agente da Administração Pública

• CT. Definitivo – Casuais com Termo Definitivo (contrato com termo certo)

• C. – Casuais (contrato de curta duração)